Pravila o zavarovanju osebnih podatkov | Osnovna šola Bizeljsko

INFORMACIJE O OBDELAVI OSEBNIH PODATKOV ZA POSAMEZNIKE

OBVESTILO O IMENOVANJU POOBLAŠČENE OSEBE ZA VARSTVO OSEBNIH PODATKOV V OSNOVNI ŠOLI BIZELJSKO

Na podlagi 25. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04) in 4. člena Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/04 – v nadaljevanju: pravilnik) izdajam

PRAVILA O ZAVAROVANJU OSEBNIH PODATKOV V

OSNOVNI ŠOLI BIZELJSKO

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen pravil (vsebina pravil)

(ureja 4. člen pravilnika)

S temi pravili se v osnovni šoli določajo:

delavci, ki so pooblaščeni za ravnanje z osebnimi podatki, ki jih vsebujejo zbirke osebnih podatkov in dokumentacija šole,
prostori, v katerih se hrani dokumentacija z osebnimi podatki,
naprave, organizacijski ter tehnični postopki in ukrepi za zavarovanje dokumentacije z osebnimi podatki,
način varovanja osebnih podatkov v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov,
način uresničevanja pravice staršev v zvezi z osebnimi podatki.

2. člen pravil (uporaba pravil)

(povezava z 2. členom pravilnika)

Ta pravila se v osnovni šoli in enoti vrtca uporabljajo pri vodenju naslednjih zbirk osebnih podatkov:

zbirka podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših,
zbirka podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih in drugih listinah,
zbirka podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev,
zbirka podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje.
Zbirka podatkov učencev, ki imajo v šoli malico in kosilo
Zbirka podatkov (seznam) otrok, ki se udeležijo izletov, ekskurzij, šole v naravi
Evidenca otrok (seznam), ki prijavijo za sodelovanje na raznih kulturnih prireditvah
Evidenca učencev (seznam), ki so si pridobili regresirano malico

V vrtcu se vodijo naslednje evidence in dokumentacija, ki vsebuje osebne podatke:

• evidenca vpisanih in vključenih otrok,

• evidenca plačil staršev,

• evidenca otrok, ki potrebujejo svetovanje oz. pomoč,

• evidenca posredovanj osebnih podatkov,

• vpisni listi otrok, vključenih v vrtec,

• dnevniki z imeniki otrok po posameznih oddelkih,

• osebna mapa otroka, ki mu je nudeno svetovanje oz. pomoč,

• zapisniki komisije o sprejemu otrok v vrtec,

• odločbe o zmanjšanem plačilu vrtca,

• izstavljeni računi staršem o višini plačila za vrtec,

• seznami z imeni otrok, iz katerih so razvidni podatki o osebi, ki je dosegljiva v času otrokovega

bivanja v vrtcu.

Osebni podatki se vodijo v dokumentaciji, ki je določena s predpisi, ki urejajo šolsko dokumentacijo za osemletno in devetletno osnovno šolo ter vrtec.

Ta pravila se uporabljajo tudi za osebne podatke, ki se v osnovni šoli vodijo v dokumentaciji, ki se nanaša na izvajanje programa osnovnošolskega izobraževanja in je urejena v drugih predpisih s področja vzgoje in izobraževanja (preverjanje in ocenjevanje znanja z nacionalnimi preizkusi znanja, izrekanje pohval in vzgojnih ukrepov, opravičevanje odsotnosti učencev, vzporedno izobraževanje).

Ta pravila se uporabljajo tudi za dokumentacijo otrok s posebnimi potrebami, ki so v osnovnošolsko izobraževanje vključeni na podlagi odločbe o usmeritvi.

II. NAČIN ZBIRANJA OSEBNIH PODATKOV

3. člen pravil (način zbiranja osebnih podatkov)

(urejata 5. in 6. člen pravilnika)

Način zbiranja osebnih podatkov na podlagi zakona in na podlagi soglasja staršev urejata 5. in 6. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

Šola zbira osebne podatke o učencih in njihovih starših na podlagi 95. člena zakona o osnovni šoli. Za zbirko podatkov o gibalnih in morfoloških značilnostih učencev si mora šola predhodno pridobiti pisno soglasje staršev. Za zbirko podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje, si mora šola predhodno pridobiti pisno soglasje staršev, razen v primeru, ko je učenec v družini ogrožen in ga je potrebno zavarovati. Šola osebne podatke iz prejšnjega odstavka zbira neposredno od staršev, skrbnikov oziroma drugih oseb, pri katerih je otrok v oskrbi (v nadaljevanju: starši). Od drugih oseb in upravljalcev zbirk podatkov zbira šola osebne podatke, če tako določa zakon. Osebni podatki o učencih in njihovih starših se smejo zbirati, uporabljati, shranjevati in posredovati samo za namene, določene v zakonu, oziroma za namene, razvidne iz privolitve posameznika, in ne smejo biti uporabljeni na način, ki ni združljiv s temi nameni.

Šola na podlagi pisnega soglasja staršev lahko zbira tudi osebne podatke, ki niso vsebovani v zakonu o osnovni šoli, so pa potrebni za uveljavljanje oziroma priznavanje posameznih pravic učencu (pravica do subvencionirane šolske prehrane, pravica do brezplačnih učbenikov, pravica do subvencioniranja šole v naravi, pridobitev različnih statusov v skladu z drugimi predpisi, itd.). Podatki iz dokumentacije, ki jo v ta namen predložijo starši, so zaupne narave. S temi podatki so lahko seznanjeni ravnatelj, razrednik in šolski svetovalni delavec oziroma organi, pristojni za odločanje o posameznih pravicah. Soglasje staršev obsega sestavine, ki jih določa prvi odstavek 17. člena tega pravilnika.

Za osebne podatke, za katere se starši učencev s pisno privolitvijo strinjajo, da so javno dostopni, ker po naravi, vsebini ali namenu ne posegajo v zasebnost učencev (npr. razstave izdelkov učencev, skupinski posnetki učencev na fotografijah, videoposnetki, zvočni ali filmski posnetki javnih nastopov učencev na prireditvah, ipd.), šola pridobi pisno soglasje staršev za celo šolsko leto. Iz soglasja mora biti razvidno, za kakšne fotografije, snemanja in intervjuje gre, na kakšen način oziroma za kakšne namene se bodo le-ti uporabljali in koliko časa se bodo shranjevali.

III. VZPOSTAVITEV ZBIRK OSEBNIH PODATKOV

4. člen pravil (vzpostavitev zbirk osebnih podatkov)

(urejajo členi 7. do 17. pravilnika)

Vzpostavitev zbirk osebnih podatkov urejajo členi 7. do 17. Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

Zbirka podatkov o otrocih, vpisanih v osnovno šolo, se vzpostavi z vpisom otroka v osnovno šolo. Podlaga za oblikovanje te zbirke podatkov je evidenca šoloobveznih otrok v skladu z devetim odstavkom 95. člena zakona o osnovni šoli.

Podatke o otrocih, vpisanih v osnovno šolo v skladu z evidenco šolobveznih otrok (EMŠO, ime in priimek, datum rojstva in naslov prebivališča) in podatke o njihovih starših (ime in priimek, naslov prebivališča) ob vpisu otroka v šolo v vpisni list vnese svetovalni delavec ali drug od ravnatelja pooblaščeni delavec.

Pooblaščeni delavec ob vpisu podatke iz prejšnjega odstavka preveri v razgovoru s starši. V primeru dvoma v podatke oziroma pripomb staršev glede točnosti določenega podatka lahko šola ta podatek preveri z vpogledom v identifikacijski dokument starša, na katerega se podatek nanaša (osebna izkaznica, potni list, itd.). Če starši takega dokumenta nimajo, šola podatek preveri z vpogledom v uradno evidenco (Centralni register prebivalstva).

Svetovalna služba na podlagi vpisnih listov oblikuje seznam otrok, vpisanih v prvi razred, na začetku vsakega šolskega leta pa tudi zbirni seznam vseh učencev šole.

Šola lahko zbira osebne podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev ob predhodni pridobitvi pisnega soglasja staršev, ki obsega:

– navedbo podatkov, ki se zbirajo in vodijo v skladu z zakonom,

– natančno opredeljen namen zbiranja podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih,

– zagotovilo, da se bodo osebni podatki uporabljali samo za namen iz prejšnje alinee in posredovali drugim uporabnikom v skladu z zakonom,

– čas shranjevanja osebnih podatkov,

– podpis staršev.

Soglasje iz prejšnjega odstavka velja za celotno obdobje učenčevega šolanja. Starši ga lahko kadarkoli pisno prekličejo.

IV. VODENJE ZBIRK OSEBNIH PODATKOV

5. člen pravil (spremembe osebnih podatkov o učencih in njihovih starših)

(ureja 18. člen pravilnika)

Razrednik preveri ustno ali pisno, ali ostajajo osebni podatki o učencih, vpisanih v osnovno šolo in njihovih starših, ki so vpisani v šolsko dokumentacijo, nespremenjeni.

6. člen pravil (posredovanje nujnih sporočil)

(ureja 19. člen pravilnika)

Razredniki na začetku šolskega leta pripravijo sezname učencev s telefonskimi številkami v primeru nujnega kontaktiranja s starši. Ti seznami se hranijo v tajništvu šole in so dosegljivi razrednikom oziroma odgovornim osebam, ki s temi podatki lahko delujejo.

7. a člen pravil (način vodenja evidenc in dokumentacije v VVE)

Evidenca vpisanih in vključenih otrok in evidenca plačil staršev se vodita po abecednem redu priimkov vključenih otrok v posebnem registru ali v elektronski obliki.

Evidenca otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč se vodi kot osebna mapa na obrazcu, ki ga določi minister, pristojen za predšolsko vzgojo.

Vpisni listi in imeniki otrok se prav tako vodijo na obrazcih, ki jih predpiše minister, pristojen za

predšolsko vzgojo.

Odločbe o znižanem plačilu vrtca se vodijo v zbirki listin po abecednem redu priimkov

vključenih otrok.

Izstavljeni računi o višini plačil za vrtec se vodijo v registru po posameznih.

Zapisniki komisije za sprejem otrok v vrtec se vodijo kot zapisniki sej komisije, ki vključuje vsa

gradiva, ki so bila obravnavana na seji v zvezi s sprejemom otrok.

V. HRANJENJE ZBIRK OSEBNIH PODATKOV (ŠOLSKA DOKUMENTACIJA IN DRUGI DOKUMENTI)

7.. člen pravil (način hranjenja zbirk osebnih podatkov)

(ureja 20. člen pravilnika)

Mesto hrambe dokumentacije z zbirkami osebnih podatkov je v prostorih tajništva in ravnatelja (arhivske omare).

8. člen pravil (hranjenje vpisnih listov)

(ureja 21. člen pravilnika)

Vpisni listi se hranijo v tajništvu, kjer imata dostop ravnatelj in pisarniški referent.

9. člen pravil (hranjenje dokumentacije s podatki o napredovanju učencev)

(ureja 22. člen pravilnika)

Redovalnice in dnevniki se hranijo v tajništvu. Dostop do le teh omogoči pisarniški referent oziroma ravnatelj. Dnevniki VVE se hranijo v oddelku vrtca. Dostop ima vodja VVE.

Matični listi in matične knjige se hranijo v zavarovalni omari v tajništvu.

Vsi pomembni podatki se hranijo v zavarovalni omari, kjer imata dostop pisarniški referent in ravnatelj. V istem prostoru se hranijo zapisniki o popravnih in razrednih ter predmetnih izpitih..

10. člen pravil (hranjenje dokumentacije svetovalne službe)

(ureja 23. člen pravilnika)

Dokumentacija svetovalne službe se hrani v kabinetu svetovalne službe. Dostop do dokumentacije ima svetovalna delavka.

11. člen pravil (hranjenje športnovzgojnih kartonov)

(ureja 24. člen pravilnika)

Športno vzgojni kartoni se hranijo v arhivski omari pri kabinetu športne vzgoje. Dostop imata pisarniški referent in ravnatelj.

12. člen pravil (druga dokumentacija, ki jo vodi in hrani šola)

(ureja 25. člen pravilnika)

V tem členu se določi prostor, v katerem šola hrani dokumentacijo, ki se nanaša na:

– pridobivanje soglasij staršev v skladu s pravilnikom o šolski dokumentaciji,

– uveljavljanje pravice učenca do izobraževanja na domu,

– uveljavljanju pravic učenca v skladu s pravilnikom o prilagajanju šolskih obveznosti,

– izrekanje pohval, nagrad in vzgojnih ukrepov v skladu s pravilnikom o pravicah in dolžnostih učencev v osnovni šoli,

– zdravstveno dokumentacijo, na podlagi katere se opravičuje odsotnost učencev.

Zgoraj navedena dokumentacija se hrani v omari, ki se nahaja v pisarni ravnatelja.

VI. POSREDOVANJE PODATKOV UPORABNIKOM IZVEN ŠOLE

13. člen pravil (posredovanje podatkov

(urejata 26. in 27. člen pravilnika)

Posredovanje osebnih podatkov uporabnikom izven šole urejata 26. in 27. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

Osebne podatke o vpisanih oziroma vključenih učencih sme šola posredovati drugim uporabnikom (npr. centrom za socialno delo, organizacijskim enotam Zavoda Republike Slovenije za šolstvo, sodiščem, zdravstvenim zavodom, svetovalnim centrom) le takrat in za namen, ki ga določa zakon. Uporabnik, ki želi pridobiti osebne podatke, je dolžan navesti pravno podlago za pridobitev osebnih podatkov. Pridobljene podatke sme uporabiti samo za namen, za katerega jim je podatek posredovan. Če nameravajo uporabniki uporabljati osebne podatke za statistične, znanstveno-raziskovalne, izobraževalne ali druge podobne namene, se lahko osebni podatki posredujejo le na način in v obliki, ki ne omogočata identifikacije posameznika, na katerega se podatki nanašajo.

Šola mora vsako posredovanje osebnih podatkov iz zbirk podatkov označiti, in sicer tako, da se navede, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu in na kakšni podlagi ter kdaj in za kakšne namene so bili posredovani.

Šola posreduje osebne podatke drugim uporabnikom z informacijskimi, telekomunikacijskimi in drugimi sredstvi, ki zagotavljajo varnost in zaupnost podatkov. Osebni podatki iz računalniško vodenih zbirk se posredujejo drugim uporabnikom na magnetnih medijih (na nosilcu zapisa z avtomatsko obdelavo podatkov – disketa, CD in drugo), v papirnem izpisu (s priporočeno poštno pošiljko in oznako “zaupno” oziroma po kurirju v zaprti kuverti z oznako “zaupno”), z elektronsko pošto ali z neposredno računalniško povezavo.

Prenos osebnih podatkov preko elektronske pošte je treba zavarovati z geslom za identifikacijo. Osebni podatki iz zbirk podatkov, ki jih šola vodi v papirni obliki, se posredujejo s kopijo oziroma prepisom osebnih podatkov iz zbirk podatkov in se uporabnikom pošiljajo fizično s priporočeno poštno pošiljko in oznako “zaupno” ali po kurirju v zaprti kuverti z oznako “zaupno”. Na opisan način se lahko posredujejo tudi računalniški izpisi iz zbirk podatkov.

VII. UKREPI IN POSTOPKI ZA ZAVAROVANJE OSEBNIH PODATKOV

14. člen pravil (ukrepi in postopki za zavarovanje osebnih podatkov)

(urejajo členi 29. do 32. pravilnika)

Ukrepe in postopke za zavarovanje osebnih podatkov urejajo členi 29. do 32. Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

15. člen pravil (uporaba in dostop do osebnih podatkov)

(ureja 31. člen pravilnika)

Uporaba in dostop do podatkov določa 31. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

Uporaba in dostop do osebnih podatkov iz zbirk podatkov, ki se vodijo v papirni obliki, morata biti varovana z organizacijskimi, fizičnimi in tehničnimi ukrepi, ki nepooblaščenim preprečujejo dostop do osebnih podatkov ter onemogočajo seznanjanje z njihovo vsebino. Uporaba programske opreme in dostop do osebnih podatkov iz zbirk podatkov, ki so vodene računalniško, morata biti varovana z gesli za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in opreme, ki nepooblaščenim preprečujejo dostop do osebnih podatkov ter neupravičeno seznanjanje z njihovo vsebino.

15.a člen pravil (izvajanje pravice do dostopa)

(ureja 32. člen pravilnika)

Pravica do dostopa podatkov je zagotovljena v delovnem času (od 7. do 15. ure) oziroma v izjemnih situacijah tudi izven tega časa.

Med delovnim časom pooblaščeni delavci ne smejo puščati nosilcev osebnih podatkov na mizah v prisotnosti oseb, ki nimajo pravice do vpogleda. Izven delovnega časa morajo biti omare in pisalne mize, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov zaklenjene, računalniki pa izklopljeni ali fizično in programsko zaklenjeni.

Zaposleni, ki je zadolžen za sprejem in evidenco pošte, izroči poštno pošiljko z osebnimi podatki direktno posamezniku ali službi, na katero je pošiljka naslovljena.

Ključi prostorov, omar in miz, kjer se shranjujejo nosilci osebnih podatkov, so v hrambi pisarniškega referenta in ravnatelja.

Vzdrževalci prostorov strojne in programske opreme, obiskovalci in poslovni partnerji se smejo gibati v prostorih, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, samo v prisotnosti pooblaščenih delavcev.

Hišniki, čistilke, varnostniki itd., se smejo v teh prostorih gibati samo v prisotnosti pooblaščenih delavcev, v njihovi odsotnosti pa le tedaj, ko so omare in pisalne mize zaklenjene oziroma so računalniki izklopljeni in fizično ali programsko zaklenjeni.

Obiskovalci, študentje in dijaki na praksi se smejo gibati v teh prostorih samo v prisotnosti pooblaščenega delavca.

Starši se lahko zadržujejo samo v tistih prostorih šole. ki so za to določeni, v drugih prostorih, kjer se izvaja dejavnost, pa se lahko zadržujejo z dovoljenjem strokovnega delavca. Individualne govorilne ure potekajo v prostorih, ki jih na začetku šolskega leta določi ravnatelj.

VIII. POOBLAŠČENI DELAVCI

16. člen pravil (pooblaščeni delavci)

(ureja 33. člen pravilnika)

V tem členu se določijo pooblaščeni delavci za zbiranje, uporabo, shranjevanje in posredovanje zbirk osebnih podatkov o učencih in njihovih starših ter dokumentacije, ki vsebuje te podatke.

Pooblaščeni delavci za posamezno zbirko osebnih podatkov oziroma dokumentacijo, so strokovni vsi strokovni delavci, ki uporabljajo podatke zaradi vodenja zakonsko določenih zbirk osebnih podatkov (dnevnik, redovalnica, matični listi, matična knjiga, evidenca – malica in kosilo, …). Pisarniški referent prav tako uporablja osebne podatke, izhajajoč iz zakonske osnove.

Pooblaščeni delavci morajo biti seznanjeni z zakonom o varstvu osebnih podatkov in posameznimi zakoni s področja vzgoje in izobraževanja, ki določajo zbirke osebnih podatkov ter z določili Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

Za zbiranje in vodenje zbirke podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje, je pooblaščen svetovalni delavec.

Za vzpostavitev in vodenje evidence vpisanih in vključenih otrok v vrtec je pooblaščen pisarniški referent. Za vzpostavitev in vodenje evidence plačil staršev je pooblaščen računovodja vrtca.

Za vzpostavitev in vodenje evidence otrok, ki potrebujejo svetovanje oz. pomoč ter vodenje osebne mape otroka je pooblaščen vzgojitelj, ki vodi oddelek. Za vzpostavitev in vodenje zbirke vpisnih listov je vzgojitelj, ki vodi oddelek, pisarniški referent. Za vodenje dnevnika z imenikom otrok so pooblaščeni vzgojitelji, ki vodijo posamezne oddelke. Za zbiranje odločb o znižanem plačilu vrtca ter vodenje izstavljenih računov o višini plačil staršev je pooblaščen računovodja vrtca. Zapisnike komisije za sprejem otrok v vrtec hrani ravnatelj.

Seznami z imeni otrok, iz katerih so razvidni podatki o

osebah, ki so dosegljive v času otrokovega bivanja v vrtcu, so dostopni vsem vzgojiteljem in

pomočnikom vzgojiteljev in se nahaja v tajništvu šole.

17. člen pravil (način posredovanja osebnih podatkov)

(urejata 26. in 27. člen pravilnika)

Pooblaščeni delavci lahko z osebnimi podatki seznanjajo starše učencev, na katere se podatki nanašajo. Pooblaščena oseba lahko daje staršem podatke tudi po telefonu ali po drugih komunikacijskih sredstvih, če je bilo tako predhodno dogovorjeno in pod pogojem, da se je pred posredovanjem osebnih podatkov prepričala o dejanski identiteti in upravičenju osebe, ki posreduje podatke.

Če pooblaščeni delavec posreduje osebne podatke drugim uporabnikom (sodiščem, zdravstvenim domovom, centrom za socialno delo), je dolžan posredovanje zabeležiti v evidenco posredovanj, tako, da je razvidno, komu, kdaj in zakon so bili podatki posredovani. Praviloma se posredujejo kopije dokumentov. Originali dokumentov se posredujejo samo, če to zahteva sodišče ali druga institucija, ki ima za to zakonsko podlago. Originalni dokument se v času odsotnosti iz evidence nadomesti s kopijo.

Osebni podatki iz zbirke podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje, se lahko posredujejo le v interpretirani obliki.

18. člen pravil (dolžnosti pooblaščenih delavcev)

Pooblaščeni delavci, ki pri svojem delu uporabljajo dokumentacijo z osebnimi podatki, so dolžni poskrbeti, da je le-ta po končanem delu ustrezno shranjena v njihovih delovnih prostorih, tako da nepooblaščene osebe nimajo dostopa do zbirk osebnih podatkov in dokumentacije z osebnimi podatki.

Pooblaščeni delavci ne smejo odnašati nosilcev osebnih podatkov izven prostorov šole brez predhodnega dovoljenja ravnatelja.

Pooblaščeni delavci so dolžni zbrisati oziroma uničiti osebne podatke v dokumentaciji po izpolnitvi namena, zaradi katerega so bili zbrani oziroma po poteku predpisanega roka hranjenja.

Vsak pooblaščeni delavec, ki pri svojem delu zve za osebne podatke oziroma je bil z njimi seznanjen, jih je dolžan varovati kot zaupne. Ta obveznost ne preneha s prenehanjem delovnega razmerja.

IX. DOLŽNOST OBVEŠČANJA DRUGIH PRISTOJNIH ORGANOV

19. člen pravil (obveščanje centrov za socialno delo in organov kazenskega pregona)

(ureja 28. člen pravilnika)

Obveščanje centrov za socialno delo in organov kazenskega pregona ureja 28. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

Ne glede na dolžnost varovanja poklicne skrivnosti so ravnatelj oziroma pooblaščeni delavci, ki pri svojem delu ugotovijo ogroženost učenca, dolžni v skladu z zakonom o socialnem varstvu o tem obvestiti center za socialno delo na svojem območju. Predpostavlja se, da je učenec ogrožen, kadar je dejansko utrpel ali je zelo verjetno, da bo utrpel očitno škodo na zdravju ali razvoju.

Šola je dolžna zaščititi učenčeve koristi in v ta namen pristojne organe kazenskega pregona (policija oziroma državno tožilstvo) obveščati o primerih, ko strokovni delavci zvedo za primere telesnega ali duševnega nasilja, poškodb ali zlorab, zanemarjanja ali malomarnega ravnanja, trpinčenja, izkoriščanja ali spolnih zlorab.

Ravnatelj je dolžan poskrbeti, da je vsak delavec v šoli, ki je po vsebini dela, ki ga opravlja, pooblaščen za delo z učenci, seznanjen s postopanjem ob sumu, da je učenec zaradi zlorabljanja ali zanemarjanja ogrožen.

Učitelj oziroma razrednik ob sumu, da je učenec zaradi zlorabljanja ali zanemarjanja ogrožen, o tem obvesti svetovalnega delavca. Če svetovalni delavec oceni, da je o tem potrebno obvestiti pristojni center za socialno delo oziroma pristojne organe kazenskega pregona, o tem obvesti ravnatelja, ki odloči o nadaljnjem ukrepanju šole.

X. PRAVICE STARŠEV V ZVEZI ZBIRKAMI OSEBNIH PODATKOV

20. člen pravil (pravice staršev)

(ureja 36. člen pravilnika)

Pravice staršev v zvezi z zbirkami osebnih podatkov določa 36. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

Šola mora staršem v skladu z zakonom:

– zagotoviti vpogled v osebne podatke o njihovem otroku, vsebovane v šolski dokumentaciji, – zagotoviti vpogled v strokovno interpretirane osebne podatke, kadar gre za podatke iz 4. točke prvega odstavka 95. člena zakona o osnovni šoli,

– omogočiti prepis ali izpis osebnih podatkov o njihovem otroku v šolski dokumentaciji, – omogočiti prepis ali izpis strokovno interpretiranih osebnih podatkov, kadar gre za podatke 4. točke prvega odstavka 95. člena zakona o osnovni šoli,

– nuditi informacijo, komu so bili podatki posredovani,

– omogočiti dopolnitev, popravo in izbris osebnih podatkov, če so bili zbrani v nasprotju z določbami zakona,

– omogočiti pravico do kopije osebnih podatkov, ki se nanašajo nanje ali njihove otroke, – omogočiti pravico do kopije strokovno interpretiranih osebnih podatkov iz 4. točke prvega odstavka 95. člena zakona o osnovni šoli,

– omogočiti pravico do preklica pisnega soglasja za zbiranje osebnih podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje, in osebnih podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev.

Šola mora staršem omogočiti vpogled in prepis osebnih podatkov najkasneje v 15 dneh od dneva, ko je prejela zahtevo ali pa jih v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih vpogleda in prepisa ne bo omogočila.

Izpis oziroma kopijo osebnih podatkov iz zbirk osebnih podatkov oziroma iz dokumentacije mora šola staršem posredovati v 30 dneh od dneva, ko je prejela zahtevo, ali pa jih v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih mu izpisa ne bo posredovala.

21. člen pravil (način uresničevanje pravic staršev)

(ureja 37. člen pravilnika)

Starši uveljavljajo pravice v zvezi z zbirkami osebnih podatkov tako, da vloga za vpogled naslovijo na vodstvo šole oziroma na pooblaščenega delavca.

Če pooblaščeni delavec meni, da starši niso upravičeni do vpogleda, prepisa, izpisa oziroma kopije osebnih podatkov, je dolžan o tem nemudoma seznaniti ravnatelja, ki starše pisno obvesti o razlogih, zaradi katerih jim šola vpogleda, prepisa izpisa oziroma kopije ne bo omogočila.

Vpogled je možen enkrat vsake tri mesece.

XI. UNIČENJE OSEBNIH PODATKOV

22. člen pravil (uničenje osebnih podatkov)

(ureja 35. člen pravilnika)

Uničenje osebnih podatkov ureja35. členPravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

Šola uniči osebne podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, po preteku roka, ki ga določajo predpisi, oziroma po izpolnitvi namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani. Za brisanje podatkov iz računalniško vodenih zbirk se uporabi metoda brisanja podatkov, ki onemogoča delno ali celotno restavracijo brisanih podatkov.

Osebni podatki iz zbirk podatkov, ki se vodijo v papirni obliki (listine, kartoteke itd.), se uničijo na način, ki onemogoča čitanje uničenih podatkov. Fizično uničenje se izvede komisijsko, o čemer se sestavi zapisnik o načinu uničenja, času in kraju ter predmetu uničenja ter navzočih članih komisije, ki je to izvedla. Šola na enak način uniči tudi neveljavno, neuporabno oziroma poškodovano dokumentacijo.

XII. PODATKI O UČENCIH, KI OPRAVLJAJO PREVERJANJE ZNANJA OB KONCU PRVEGA IN DRUGEGA VZGOJNO-IZOBRAŽEVALNEGA OBDOBJA IN EVIDENCA UČENCEV, KI OPRAVLJAJO ZAKLJUČNO PREVERJANJE IN OCENJEVANJE ZNANJA

23. člen pravil (podatki o učencih, ki opravljajo preverjanje znanja ob koncu vzgojno-izobraževalnih obdobij)

(urejata 39. in 40. člen pravilnika)

Podatke o učencih, ki opravljajo preverjanje znanja ob koncu prvega in drugega vzgojno-izobraževalnega obdobja in evidenco učencev, ki opravljajo zaključno preverjanje in ocenjevanja znanja, urejata 39. in 40. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

Podatki o učencih, ki prostovoljno opravljajo preverjanje znanja ob koncu prvega in drugega vzgojno-izobraževalnega obdobja, se zbirajo v skladu s pravilnikom, ki ureja preverjanje in ocenjevanje znanja z nacionalnimi preizkusi znanja ob koncu obdobij v devetletni osnovni šoli ter na tej podlagi izdanimi izvedbenimi akti (navodila, pravila, sklepi). Podatki o učencih iz prejšnjega odstavka so: ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov, oddelek, predmeti, iz katerih opravlja preverjanje znanja, in rezultati, doseženi pri preverjanju znanja z nacionalnimi preizkusi znanja ob koncu prvega in drugega vzgojno-izobraževalnega obdobja devetletne osnovne šole.

Državni izpitni center v skladu z desetim odstavkom 95. člena zakona o osnovni šoli vodi evidenco učencev, ki opravljajo zaključno preverjanje in ocenjevanje znanja. Evidenca obsega: ime in priimek učenca in spol, datum, kraj ter državo rojstva, osnovno šolo, na kateri učenec opravlja zaključno preverjanje znanja, seznam predmetov, iz katerih učenec opravlja zaključno preverjanje znanja in ocene, dosežene pri zaključnem preverjanju znanja.

Državni izpitni center podatke za evidenco iz prejšnjega odstavka pridobi od osnovnih šol. Podatki se posredujejo na način, kot ga določa pravilnik, ki ureja preverjanje in ocenjevanje znanja z nacionalnimi preizkusi znanja ob koncu obdobij v devetletni osnovni šoli ter na tej podlagi izdani izvedbeni akti (pravila, navodila, sklepi). Izmenjava osebnih podatkov Državnemu izpitnemu centru služi izključno za namen zaključnega preverjanja in ocenjevanja znanja učencev.

Uradna tajnost osebnih podatkov v gradivih za nacionalne preizkuse znanja, šifre učencev in rezultati pisnih izdelkov ter hranjenje dokumentacije se zagotavlja v skladu s pravilnikom, ki ureja preverjanje in ocenjevanje znanja z nacionalnimi preizkusi znanja ob koncu obdobij v devetletni osnovni šoli ter na tej podlagi izdanimi izvedbenimi akti (pravila, navodila, sklepi).

Osnovna šola posreduje Državnemu izpitnemu centru število učencev s posebnimi potrebami, vrsto in stopnjo primanjkljajev, ovir ali motenj ter predlaga način opravljanja prilagojenega zaključnega preverjanja in ocenjevanja znanja.

XIII. VELJAVNOST PRAVIL

24. člen pravil (veljavnost pravil)

Ta pravila začnejo veljati z dnem 01.04.2005

Na Bizeljskem, dne 4.3.2005

Štev: 194/2005